Qualitätsmanagement an der
TU Braunschweig

Die Einführung eines Qualitätsmanagements gliedert sich in vier

Teilprojekte. Dabei wurden die bereits seit längerem laufenden

Bereiche des Qualitätsmanagements (QM in Studium und Lehre

und QM in der Verwaltung) einbezogen und zwei neue Teilprojekte

(QM in der Forschung und QM in den Kommunikationsprozessen

zwischen Zentrale und Dezentralen) gegründet.

Aus dem Zwischenbericht des Projekts für den Zeitraum Januar 2008 bis Januar 2009 (Download in der rechten Spalte): Was hat die Hochschule bisher von ihrem Projekt umgesetzt? Welche Ergebnisse wurden bisher erzielt?

Qualitätsmanagement in Studium und Lehre

Die Institutionelle Evaluation des Qualitätsmanagements in Lehre und Studium (Pilotprojekt an der TU Braunschweig in Kooperation mit der Zentralen Evaluations- und Akkreditierungsagentur ZEvA Hannover) wurde fortgeführt. Dabei hat die zweite Begehung durch die Gutachtergruppe hat vom 5. bis 7. Februar 2008 stattgefunden. Es wurden Gespräche mit 14 Gesprächsgruppen bzw. Gremien geführt. Der Gutachterbericht mit Empfehlungen wurde der TU Braunschweig im September zugestellt. Im Oktober wurde die Stellungnahme der TU Braunschweig eingereicht. Zurzeit erfolgt die weitere Abstimmung zwischen TU BS und ZEvA zu den Veröffentlichungsmodalitäten der Berichte und zu Konsequenzen aus dem Pilotprojekt.

Weitere externe Qualitätssicherungsmaßnahmen für den Bereich Lehre sind der Abschluss der Programmevaluationen, die durch die Institutionelle Evaluation abgelöst werden und die Fortführung der Erstakkreditierungen der Studienprogramme zu deren Start und erste Reakkreditierungsverfahren (und ggf. Aktualisierung und Anpassung der Programme entsprechend der Ergebnisse der externen und internen Evaluationen).

Zum Wintersemester 2008/09 wurden die letzten Studienfächer auf die Bachelor-/ Masterstruktur umgestellt. Die Erstakkreditierungen sind nahezu vollständig abgeschlossen bzw. einige wenige Verfahren stehen kurz vor dem Abschluss.

Es erfolgte eine Weiterentwicklung der internen Maßnahmen u.a. mit dem Ziel der Verknüpfung interner und externer Maßnahmen des Qualitätsmanagements: Zum einen wurde mit der Umsetzung von Empfehlungen aus der Institutionellen Evaluation begonnen, zum anderen wurde eine Verknüpfung der zentralen und dezentralen Maßnahmen der Qualitätssicherung der Studienprogramme erreicht.

Im Sommer 2008 wurde die zweite Evaluation der Studienprogramme durchgeführt. Dazu wurde im Vorfeld der Interviewleitfaden in Abstimmung mit den Studiendekanen als dezentralen Qualitätssicherungs-Beauftragten für Studium und Lehre optimiert. Die Ergebnisse der Evaluation wurden mit den Studiendekanen diskutiert. Derzeit werden Best-Practice-Beispiele zum gemeinsamen Lernen der Fächer untereinander bereitgestellt.

Eine Ausweitung der Evaluation der Studienprogramme durch Interviews mit den Studierenden (Fachschaften bzw. Fachgruppen) wurde kürzlich abschließend vorbereitet. Dazu wurde ein Interviewleitfaden erstellt (Dezember 2008) und erste Gespräche mit den Studierenden im Januar 2009 wurden bereits vereinbart.

Derzeit wird an der Entwicklung eines einheitlichen Verfahrens zur Auswertung und Nachbereitung der dezentralen Evaluationen in den Studiengängen (z.B. Lehrveranstaltungs-Evaluationen) gearbeitet. Bestandteile des Verfahrens sind u.a. die Diskussion der Ergebnisse und möglicher Verbesserungsmaßnahmen in den Studienkommissionen, ggf. Gespräche mit Lehrenden zur Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen, die Planung und Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen sowie die Kurzberichterstattung des Studiendekans über die Ergebnisse an Studienkommission und die Vizepräsidentin für Lehre.

Des Weiteren finden Planungen und erste Umsetzungsschritte von weiteren TU-einheitlichen QS-Maßnahmen und Unterstützung der dezentralen QS-Maßnahmen statt. Dazu gehören u.a. die erstmalige Durchführung einer TU-einheitlichen, zentralen Prüfungsplanung (Termin- und Raumvergabe) im Dezember 2008 (für Sommersemester 2009), die Ausweitung eines einheitlichen Systems der Auswertung von Lehrveranstaltungsevaluationen (EDV-gestütztes System) und die Erstellung eines einheitlichen Vorgehens/Rahmenregelungen bei der Änderung von laufenden/akkreditierten Studiengängen (Januar 2009).


Qualitätsmanagement in der Forschung

Die Bestandsaufnahme laufender und geplanter Qualitätssicherungsprojekte mit Bezug zur Forschung bildet die Ausgangsbasis des Teilprojekts. Diesbezüglich fand eine hochschulweite Erhebung statt, die u.a. Einblick in forschungsrelevante Kennzahlen und entsprechende Qualitätssicherungsmaßnahmen nebst ihrer organisatorischen Verankerung gewährt. Die Ergebnisse verdeutlichen einerseits die enorme Vielfalt an TU-internen Konzepten und Strukturen, andererseits die hohe Bedeutung externer Rankings. Auf diesen beiden Aspekten liegt der Fokus der nunmehr anlaufenden Bedarfsanalyse. Sie eruiert die entsprechenden fakultätsspezifischen sowie fakultätsübergreifenden Anforderungen und führt sie zusammen.


Prozessorientiertes Qualitätsmanagement der Verwaltung der TU Braunschweig

Im Frühjahr 2007 hat in den Geschäftsbereichen Finanzen und Gebäudemanagement sowie in der Stabsstelle Infrastrukturplanung die Geschäftsprozessanalyse und -optimierung (GPO) begonnen. Seit Oktober 2008 wird nun mit den zusätzlichen Aufbauphasen des Qualitätsmanagements die Prozessanalyse im Geschäftsbereich Personal, Recht und Studium fortgesetzt. Im Prozessmanagement steht die effiziente Umsetzung aller verwaltungsinternen Abläufe im Mittelpunkt. Qualitätsmanagement bedeutet: Kunden-, Mitarbeiter- und Prozessorientierung und aktives Mitwirken am ständigen Verbesserungsprozess. Das einzuführende Qualitätsmanagement der Verwaltung ist stark prozessorientiert, daher: "Prozessorientiertes Qualitätsmanagement", kurz PQM.

Grundsätzlich werden beim Aufbau des PQM alle Beteiligten, d.h. alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der zentralen und dezentralen Ebene eingebunden. Dies geschieht durch eine wechselseitige Kommunikations- und Informationsstruktur zwischen den Qualitätsbeauftragten, den Projektmanagern in der Abteilung und den Prozessverantwortlichen. Die Serviceanforderungen und die Gewährleistung der Rechtssicherheit sind zentrale Maßgaben für das Handeln der Verwaltungseinheiten. An der Lösung auftretender Probleme und der Durchführung von Optimierungsmaßnahmen werden alle Organisationseinheiten unabhängig von bestehenden Hierarchien beteiligt. Dies geschieht vor allem durch (Teil-)Projekte, Workshops, Arbeitsgruppen und systematische Kommunikation in Form von Infoveranstaltungen, Internetauftritten und Schulungen. Die im Gegenstromprinzip („bottom up“) gewonnenen Ergebnisse führen zu hoher Akzeptanz und sind wichtige Elemente der Entscheidungsfindung des Präsidiums.

Um die Qualität der Prozesse, Verfahren und Dokumente sicherzustellen, werden sämtliche Prozessänderungen auf ihre Rechtssicherheit und zusammen mit den Prozesseignern auf ihre Machbarkeit hin überprüft. Erst nach diesen Schritten, ggf. mit entsprechender Testphase, werden die Änderungen  freigegeben. Zur Gewährleistung der Nachhaltigkeit fließen alle Änderungen in einen zentralen Auditplan und in Zielvereinbarungen ein, deren Einhaltung mit positiven oder negativen Sanktionen verbunden ist. Das Qualitätsmanagement wird regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft, um eingesetzte Methoden und Verfahren anzupassen und so die Zielerreichung zu gewährleisten. Dies geschieht durch die im Herbst 2008 neu gegründete Stabsstelle "Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung der Verwaltung".

Für das operative Qualitätsmanagement wurden im Jahr 2008 folgende Qualitäts- bzw. Projektziele für die Verwaltung der TU Braunschweig erarbeitet:

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit insbesondere durch eine systematische Feedbackabfrage der Kunden
• Optimierte Geschäftsprozesse insbesondere durch ein überschaubares und umfassendes Prozessmanagement-System mit definierten Kennzahlen und Messgrößen
• Intranetbasierte Dokumentation mit Unterstützung eines Prozessmodellierungs-Tools
• Qualität leben und Motivation erhöhen insbesondere durch die rechtzeitige Einbindung der Prozessbeteiligten, d.h. die Berücksichtigung des Fachwissens und der Erfahrungen, wird die Motivation der Beschäftigten

Folgende positive Effekte haben sich bislang gezeigt:

• Verbesserung der Ablauftransparenz
• Eindeutige Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Steigerung der Produktivität durch kontinuierliche Prozessverbesserung
• Spürbare Ausrichtung der Geschäftsprozesse am Bedarf der Kunden
• Steigerung der Mitarbeitermotivation durch die Möglichkeit für die Beschäftigten, Prozesse mitgestalten zu können
• Nachweisfähigkeit qualitätsrelevanter Aktivitäten der Verwaltung durch Dokumentation

Zurzeit sind folgende Verbesserungsvorschläge und Konzepte in Arbeit:

• Drittmittelservicestelle
• Online-Beschaffungs-System
• Prozess- und Dokumentenportal
• Begrüßungsbroschüre für neue Beschäftigte
• Schulungsmodule (Schwachstellen aus der Prozessanalyse)

Aufgrund des Change Managements wurde ein neues Leitbild sowie Leitlinien zu Führung und Zusammenarbeit für die Zentralverwaltung erarbeitet. Weiterhin wurden Organisationsänderungen getroffen.


Qualitätsmanagement der Kommunikationsprozesse zwischen Zentrale und Dezentralen

Mitte August 2008 wurde eine Mitarbeiterin, die der Geschäftsstelle des Präsidiums zugeordnet ist, für das Teilprojekt "Qualitätsmanagement der Kommunikationsprozesse zwischen Zentrale und Dezentralen" eingestellt. Wie im Antrag beschrieben wurden die Projektziele definiert und ein entsprechender Projektplan erstellt.

Die Kernpunkte des Teilprojekts sind die Analyse der Zuständigkeiten und der damit verbundenen Informations- und Kommunikationswege der Zentralen (Geschäftsstelle des Präsidiums und alle Präsidiumsmitglieder), Aufdecken wichtiger Kommunikationspartner, Analyse der Kommunikationsbedürfnisse der Dezentralen mit der Zentralen.

Für die Umsetzung wurde zunächst ein Interviewleitfaden, der für die Analyse der Zuständigkeiten und den damit verbundenen Informations- und Kommunikationswegen genutzt werden sollte (zunächst nur bezogen auf die Mitarbeiter der Geschäftsstelle des Präsidiums), entwickelt. Inhaltlich wurden die unterschiedlichen Aufgaben der Mitarbeiter der Geschäftsstelle des Präsidiums abgefragt. Dabei wurde insbesondere Interesse auf eine genaue Beschreibung der Prozesse in den einzelnen Aufgaben und auf die Beteiligung und Zusammenarbeit mit weiteren Personen gelegt. Damit wurden wichtige Kommunikationspartner der Geschäftsstelle des Präsidiums ermittelt und Schnittstellen aufgedeckt.

In einem weiteren Schritt wurden Ergebnisse der analysierten Prozesse und Kommunikationswege dem jeweiligen Beteiligten dargestellt. Die einzelnen Mitarbeiter hatten so die Möglichkeit, ihre Antworten nochmals zu überprüfen und einen ersten Überblick über die Vielfalt der Aufgabenbereiche zu erhalten. Weiterhin diente dies als Instrument zur Schaffung von Transparenz und der klaren Zuordnung von Zuständigkeiten. Die Aufzeichnungen der Interviews der einzelnen Mitarbeiter konnten bereits erfolgreich für die Vertretungsorganisation von Mitarbeitern bzw. für die Neubesetzung von Stellen (als Leitfaden bzw. Checkliste) und dabei für erste Verbesserungen bei der Strukturierung der Aufgabenbereiche genutzt werden.

Eine Ausweitung der Interviews auf alle Präsidiumsmitglieder und die Pressestelle, mit Anpassung des Leitfadens wird derzeit umgesetzt.

Die Analyse der Kommunikationsbedürfnisse der Dezentralen mit der Zentrale wurde mit Hilfe der Evaluation der Studienprogramme, die im Teilprojekt „Qualitätsmanagement in Lehre und Studium“ entwickelt wurde und mit den einzelnen Studiendekanen durchgeführt wird, begonnen. Die Studiendekane wurden hier, neben den für das Teilprojekt „Qualitätsmanagement in Lehre und Studium“ relevanten Fragen, gezielt nach den Kommunikationsbedürfnissen mit der Zentrale befragt und dazu angeregt, Verbesserungsmöglichkeiten zu benennen. Zur Umsetzung dieser Vorgehensweise fanden enge Abstimmungen zwischen den einzelnen Teilprojektverantwortlichen statt.

Die Ausweitung der Bedarfsanalyse auf weitere wichtige Kommunikationspartner, die dezentral angesiedelt sind (z.B. Leiter der Geschäftsbereiche in der Verwaltung) wird derzeit geplant.

Ein Benchmarking, bei dem die Struktur der Kommunikationsabläufe bzw. die Organisation entsprechender Abteilungen an anderen Hochschulen betrachtet wurde, hat stattgefunden. Die Ergebnisse sollen mit der Organisation der TU Braunschweig verglichen, Anregungen diskutiert und ggf. übernommen werden.